Documentos legales públicos

AiboTask — Política de Datos de Trabajo y Términos de Dispositivo (V3.5)

Versión: 3.5
Fecha de vigencia: 5 de abril de 2026

Empresa / Tenant (Responsable del tratamiento): {TENANT_LEGAL_NAME} (esta información debe ser provista por tu empleador en materiales de onboarding u otro canal designado por el tenant)

Dirección del Tenant: {TENANT_ADDRESS}

Contacto de privacidad del Tenant: {TENANT_PRIVACY_EMAIL} (o tu contacto de RRHH/Operaciones)

Proveedor de la plataforma (Encargado para datos del Tenant): AirTek Technologies (RUC 0924829179001) — operador de aibotask
Dirección del Proveedor: Cooperativa Adesdac MZ 70 S 13, Ecuador
Correo de privacidad del Proveedor: ruben.lazaro@clitecser.com

Nota SaaS360 (registros controlados por el Proveedor): AirTek también opera SaaS360, el portal/servicio administrado por el proveedor para aprovisionamiento de tenants, administración de licencias, suscripciones, comprobantes, pagos y tickets de soporte. Los registros creados en ese contexto administrado por el proveedor normalmente son controlados por AirTek como Proveedor, por separado de los datos de órdenes y constancia de servicio controlados por el Tenant.

Nota multi-tenant: Si usas aibotask como parte de tu trabajo, tu empleador / Empresa Tenant normalmente es el Responsable del tratamiento de los datos de órdenes y constancia de servicio.
El proveedor de la plataforma aibotask normalmente actúa como Encargado bajo contrato para ese tenant.
De forma separada, AirTek puede actuar como responsable de registros operados en SaaS360 vinculados con licenciamiento, administración de facturación, soporte, prevención de fraude y obligaciones legales/compliance.

Español — Dispositivo provisto por la Empresa

Puntos clave (lee esto primero)

La app puede mostrarse en tu dispositivo como AiboTask, según el despliegue.
aibotask registra ubicación de trabajo (GPS) mientras estás EN LÍNEA (ONLINE) en la app y, para órdenes asignadas elegibles, mientras la asistencia de ruta asignada permanece activa; debe dejar de registrar nuevos puntos cuando termina el flujo activo de trabajo.
Mientras estás EN LÍNEA o durante una asistencia de ruta asignada activa, la app registra GPS aprox. cada 5 minutos (tu Empresa puede configurar este intervalo) para crear historial de ruta y eventos de llegada.
La app registra datos de la orden como actividades/servicios, materiales usados, fotos, firma del cliente, marcas de tiempo y notas del técnico.
La app no accede a tus mensajes personales, llamadas personales ni contactos. Evita subir datos personales innecesarios de terceros.

1) ¿Qué es este documento?

Este documento es la Política de Datos de Trabajo y Términos de Dispositivo que se muestra en aibotask cuando el técnico elige:

BYOD (Dispositivo personal), o
Dispositivo provisto por la Empresa

Explica qué datos de trabajo se recopilan, para qué se usan y cuáles son los límites del rastreo de ubicación.

2) Definiciones

EN LÍNEA (ONLINE): activaste el modo EN LÍNEA en la app (ejecución activa del servicio, visibilidad para despacho e historial de ruta).
FUERA DE LÍNEA (OFFLINE): desactivaste el modo EN LÍNEA; la app debe dejar de registrar nuevos puntos GPS cuando ya no quede un flujo elegible de ruta asignada activo.
Asistencia de ruta asignada: flujo orientado al técnico para órdenes elegibles que mantiene la ruta al día y detecta llegada al sitio asignado, y puede seguir activo cuando la app no está en primer plano si el dispositivo y el permiso del sistema operativo lo permiten.
Orden de trabajo: ticket/orden de servicio para una visita a cliente (mantenimiento, correctivo, instalación, etc.).
Datos de trabajo: datos generados o tratados para planificar, ejecutar, evidenciar y reportar servicios (incluye GPS durante trabajo activo EN LÍNEA y asistencia de ruta asignada).

3) GPS / ubicación (límite solo-trabajo)

3.1 Regla EN LÍNEA / FUERA DE LÍNEA

aibotask está configurada para registrar ubicación de trabajo (GPS) bajo estas reglas:

La ubicación puede recopilarse mientras el técnico está EN LÍNEA en la app.
Para técnicos de campo elegibles con una orden programada o despachada asignada, la ubicación también puede recopilarse mientras la asistencia de ruta asignada está activa para mantener la ruta al día y detectar llegada al sitio asignado.
Mientras estás EN LÍNEA o durante una asistencia de ruta asignada activa, la ubicación se recopila aprox. cada 5 minutos para crear historial de ruta y eventos de llegada.
Al pasar a FUERA DE LÍNEA y cuando ya no queda un flujo elegible de ruta asignada activo, la app debe dejar de registrar nuevos puntos de ubicación.
Cuando termina el flujo activo de trabajo, el sistema puede conservar y mostrar la última ubicación conocida (sin rastreo nuevo después de terminar el flujo activo).

3.2 Permiso de ubicación en segundo plano

Para registrar el historial de ruta y la llegada de la ruta asignada de forma confiable cuando la pantalla está apagada, el sistema operativo puede requerir el permiso “Permitir todo el tiempo” (ubicación en segundo plano).
Incluso con ese permiso otorgado, la intención de la app es recopilar ubicación solo durante flujos activos de trabajo como la ejecución EN LÍNEA del servicio o la asistencia de ruta asignada para una orden elegible.

3.3 Responsabilidad del técnico

Para mantener el rastreo solo-trabajo:

Cambia a FUERA DE LÍNEA y detén la asistencia de ruta asignada cuando no estés trabajando (fin de jornada, descansos, días libres), salvo instrucción del supervisor.
No compartas tu usuario/contraseña de aibotask.

4) Datos de trabajo que podemos recopilar

Según las funciones y permisos habilitados por tu Empresa, aibotask puede recopilar y tratar:

4.1 Datos del técnico y cuenta

Nombre del técnico, identificador (ID interno), rol
Eventos de inicio de sesión y aceptación de esta política (versión y fecha/hora)
Referencias de aprovisionamiento de tenant/usuario o tickets de soporte cuando tu Empresa o un representante autorizado interactúa con servicios operados en SaaS360

4.2 Datos del cliente, sitio y equipo (dentro de la Orden)

Nombre del cliente y datos de contacto
Ubicación del servicio (dirección/sitio)
Datos del equipo (marca/modelo/serie, según se registre)

4.3 Ubicación e historial de ruta

Puntos de ubicación GPS mientras estás EN LÍNEA y, cuando aplique, durante una asistencia de ruta asignada activa para una orden elegible
Historial de ruta y eventos de llegada derivados de esos puntos
Última ubicación conocida después de terminar el flujo activo de trabajo (sin rastreo nuevo)

4.4 Contenido de la orden (ingresado por el técnico)

Actividades/servicios realizados (tareas/checklist)
Materiales usados (repuestos, consumibles, cantidades)
Notas, comentarios, recomendaciones
Estados y marcas de tiempo (inicio, pausa, fin, cierre)

4.5 Evidencia / prueba del servicio

Fotos e imágenes adjuntas a la orden
Firmas del cliente / constancia de servicio
Documentos/archivos adjuntos
Grabaciones de audio (solo si la Empresa habilita esta función y tú la usas como evidencia)

Sube solo evidencia relacionada al trabajo y evita capturar datos personales innecesarios (por ejemplo, fotografiar documentos personales).

4.6 Datos técnicos y de seguridad

Modelo del dispositivo, versión del sistema operativo, versión de la app
Dirección IP y marcas de tiempo
Logs de diagnóstico, reportes de fallos y telemetría de errores
Token de notificaciones push (alertas de órdenes)
Eventos de entrega/interacción de notificaciones (p. ej., enviado/entregado/abierto) para monitoreo operativo (vía Amazon Pinpoint)
Analítica de uso y telemetría de rendimiento mediante servicios de monitoreo en AWS (incluyendo Amazon CloudWatch RUM para portales web cuando esté habilitado)

5) Lo que NO hacemos / NO accedemos

aibotask no:

Lee tus mensajes personales (SMS/WhatsApp)
Graba llamadas ni lee tu historial de llamadas
Lee tus contactos personales
Activa el micrófono sin tu acción (salvo que uses una función de audio dentro de la app como evidencia)

6) Finalidades (para qué usamos los Datos de trabajo)

Los Datos de trabajo se tratan para:

Despachar y asignar órdenes
Enviar comunicaciones y alertas operativas (notificaciones push)
Brindar asistencia de ruta asignada orientada al técnico, detección de llegada y apoyo para iniciar la tarea durante la ejecución
Construir historial de ruta, apoyar la coordinación activa de despacho y verificar ejecución (constancia de servicio)
Generar reportes de servicio para clientes
Soportar facturación, garantía y control de calidad
Mejorar reportes operativos, coordinación de seguridad y diagnóstico de incidentes
Proteger el servicio ante abuso e investigar incidentes de seguridad

7) Quién puede acceder a los datos (destinatarios)

Según la configuración de tu Empresa, los Datos de trabajo pueden ser accedidos por:

Supervisores, dispatchers, coordinadores de operaciones
Administradores con permisos por rol
Atención al cliente / facturación (para reportes y constancia)
El cliente, que puede recibir un reporte con fotos/firma
Equipos de soporte/administración de AirTek que operan SaaS360 cuando intervienen registros del proveedor para aprovisionamiento, licencias, tickets de soporte, prevención de fraude o facturación administrativa

Los Datos de trabajo también pueden ser tratados por proveedores (por ejemplo, hosting en la nube) bajo controles contractuales y de seguridad.

8) Dónde se almacenan los datos (procesamiento/transferencia internacional)

aibotask almacena y procesa datos usando infraestructura cloud.

Para este despliegue, el proveedor/región principal es:

Proveedor cloud: Amazon Web Services (AWS)
Región: us-east-1 (N. Virginia, Estados Unidos)

Si tu Empresa Tenant está en Ecuador, esto implica que los datos personales pueden ser tratados fuera de Ecuador (tratamiento/transferencia internacional).
Tu Empresa Tenant (como Responsable) debe asegurar que existan salvaguardas y documentación apropiadas; el proveedor de plataforma apoya esto con medidas contractuales y de seguridad.

9) Seguridad (alto nivel)

Aplicamos salvaguardas razonables como:

Controles de acceso por rol y mínimo privilegio
Autenticación segura y manejo de sesiones
Transmisión segura donde aplique
Logs/monitoreo para confiabilidad y respuesta a incidentes

Ningún sistema garantiza 100% seguridad; el técnico también debe cumplir requisitos mínimos de seguridad del dispositivo.

10) Retención

Los Datos de trabajo se conservan solo el tiempo necesario para fines operativos, reportes, auditoría y obligaciones legales.

Retención por defecto (recomendada / configurable por política del Tenant):

Órdenes, fotos, firmas, materiales y actividades: hasta 5 años
Historial de ruta (puntos GPS): hasta 12 meses
Logs de diagnóstico/seguridad: hasta 12 meses

11) Derechos y solicitudes (Ecuador)

Si estás en Ecuador, puedes tener derechos como acceso, rectificación, eliminación, oposición y otros derechos aplicables conforme a la LOPDP.

Las solicitudes sobre datos de órdenes / servicio deben dirigirse a tu Empresa Tenant (tu empleador) usando el contacto de privacidad indicado al inicio (o RRHH/Operaciones).
Si no puedes contactar a tu Tenant, puedes escribir al correo de privacidad del proveedor: ruben.lazaro@clitecser.com (gestionaremos el direccionamiento al tenant correspondiente cuando aplique).
Las solicitudes sobre registros controlados por SaaS360/AirTek (por ejemplo, tickets de soporte, aprovisionamiento/administración de cuenta, administración de licencias, comprobantes, pagos o registros legales/compliance mantenidos por AirTek) pueden dirigirse a ruben.lazaro@clitecser.com.

12) Registro de aceptación (trazabilidad)

Para evidenciar cumplimiento, aibotask registra:

la opción elegida (BYOD / Dispositivo de Empresa)
versión y fecha/hora de aceptación
identificador del técnico (según configuración del Tenant)

13) Términos de Dispositivo provisto por la Empresa

Al elegir Dispositivo provisto por la Empresa, reconoces que:

13.1 Uso laboral

El dispositivo corporativo se entrega para uso laboral (según política interna de tu Empresa).

13.2 Datos móviles / conectividad

En un dispositivo corporativo, la Empresa cubre el plan de datos requerido (si lo provee) para usar aibotask.

13.3 Cuidado, custodia y reporte

Debes:

Mantener el dispositivo seguro y bajo tu control
Reportar pérdida, robo o daño dentro de 24 horas al supervisor
Devolver el dispositivo cuando sea solicitado o al finalizar tu relación laboral/asignación

13.4 Pérdida/robo/no devolución/daño — proceso de recuperación (sujeto a ley)

Si el dispositivo se pierde, es robado, no se devuelve o se daña más allá del desgaste normal:

La Empresa puede solicitar un informe por escrito y evidencia de respaldo (reporte de incidente/reporte policial si aplica).
La Empresa podrá buscar recuperación del valor solo según lo permitido por la ley laboral aplicable y con la documentación/autorizaciones correspondientes (por ejemplo, acta firmada de entrega/préstamo).
No se realizará descuento automático por nómina salvo que sea legal y debidamente autorizado.

13.5 Administración del dispositivo (MDM)

Tu Empresa puede aplicar controles de seguridad en dispositivos corporativos (por ejemplo, perfil de trabajo o MDM) según su política interna.
Si se usa administración de dispositivo, la Empresa debe comunicar alcance y reglas al personal.

Independientemente del MDM, la Empresa puede revocar el acceso a cuentas de aibotask y solicitar devolución del dispositivo.

Acta de entrega/préstamo bajo Opción A (fuera de la app)

Bajo Opción A, el técnico acepta esta política en aibotask, pero el Acta de entrega/préstamo de activo se firma fuera de la app y solo cuando se entrega físicamente un dispositivo corporativo.

Método recomendado:

El custodio del activo (TI/Operaciones) prellena la información del dispositivo (marca/modelo, serial/IMEI, accesorios, valor, fecha de entrega).
El técnico revisa y firma el acta.
Un representante de la Empresa firma el acta.
La Empresa guarda copia (PDF) en repositorio seguro y actualiza el inventario de activos.

Si el técnico no recibió un dispositivo corporativo, el acta no aplica y no debe firmarse para ese técnico.